Näin automatisoit tylsät työnkulut ohjelmistorobotin avulla

Näin automatisoit toistuvat, manuaaliset tehtävät ohjelmistorobotiikan avulla

Julkaistu 20.01.2021
Prosessien automatisoinnin ja ohjelmistorobotin suunnittelussa kannattaa lähteä liikkeelle askel kerrallaan ja prosessissa mukana olevat ihmiset kannattaa osallistaa suunnitteluun, sillä he ovat automatisoitavan työnkulun parhaita asiantuntijoita. Säännöllisesti toistuvat manuaaliset työnkulut, kuten numerotietojen vieminen järjestelmästä toiseen tai tilaustietojen päivittäminen rekisteriin, kuluttavat paitsi paljon aikaa, myös työntekijöiden motivaatiota. Inhimillisten virheiden mahdollisuus on suuri, ja kertautuessaan korjaaminen vie paljon aikaa ja työtä.

Ohjelmistorobotti on väsymätön ratkaisu toisteisten manuaalisten työnkulkujen suorittamiseen, sillä se tekee ihmisen usein tylsiksi kokemat tehtävät aikataulussa ja virheettä. Kokonaisuudessaan työ tehostuu ja tulokset paranevat, kun asiantuntijoiden aikaa ei käytetä manuaalisiin, usein toistuviin työnkulkuihin, vaan ne annetaan robotin hoidettavaksi.

Miten sitten lähteä liikkeelle ohjelmistorobotiikan hyödyntämisessä?

Aloita automatisointi palastellen

Monissa yrityksissä ohjelmistorobotille voisi löytyä paljonkin töitä. Kun työnkulkuja ja prosesseja lähdetään automatisoimaan, varsinkin isojen kokonaisuuksien ollessa kyseessä on hyvä aluksi kartoittaa kaikki mahdolliset toistuvat tehtävät, joissa RPA-ratkaisu saattaisi olla apuna ja tehostamassa toimintaa.

Jos työnkulkuja on suuri määrä, kartoituksen jälkeen on syytä myös tehdä priorisointia ja katsoa, mitä kannattaa lähteä automatisoimaan ensimmäisenä ja mistä saisi nopeasti isoimmat hyödyt.

Alkuunsa kovin monimutkaisia ratkaisuja ei ohjelmistorobotilla kannata tehdä. Yksinkertaisimmista ja selkeimmistä työnkuluista on helpompi lähteä liikkeelle, sillä näin saadaan kokemusta ohjelmistorobotin rakentamisesta ja tuntumaa myös siihen, miten monimutkaisempia ja useampia työvaiheita sisältäviä prosesseja voitaisiin helpottaa ohjelmistorobotiikan avulla.

Ota asiantuntijat mukaan prosessien automatisointiin

Ihmiset tulisi muistaa ottaa mukaan prosessin automatisointiin heti alusta lähtien. Prosessin asiantuntijat, jotka tekevät itse automatisoitavaa työtä, ovat parhaita asiantuntijoita myös silloin, kun ohjelmistorobottia rakennetaan.

Vaikka prosessi olisi jo jollain tasolla dokumentoitu valmiiksi, se ei välttämättä riitä, vaan asiantuntijoiden haastattelu on myös tässä tapauksessa usein välttämätöntä. Heillä on monesti sellaista hiljaista tietoa, joka ei näy prosessin kuvauksissa.

Kun automatisoitavan prosessin asiantuntijat otetaan mukaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, auttaa se myös hälventämään epätietoisuutta ja mahdollista vastarintaa.

Robotit eivät kuitenkaan tule viemään ihmisten työpaikkoja – kyse on nimenomaan manuaalisen työn helpottamisesta ja säästyneen ajan käyttämisestä mielekkäämpään ja tehokkaampaan tekemiseen.

Robotin rakennus kestää joitakin viikkoja

Kun robottia lähdetään rakentamaan, käydään automatisoitavaa prosessia ensin läpi tiiviissä yhteistyössä työnkulun asiantuntijoiden kanssa, ja se kuvataan ja kirjoitetaan kaikkine poikkeustapauksineen auki.

Kun prosessi on kartoitettu ja kuvattu, robottia lähdetään koodaamaan. Koodaustyöhön menee joitakin viikkoja, riippuen siitä kuinka isosta prosessista on kyse. Statuspalavereissa huolehditaan, että kaikki ovat kartalla ja aikataulut pitävät.

Kun robotti on pystytetty, seuraa hyväksymistestausvaihe, jossa robottia ajetaan testiympäristössä. Tässä vaiheessa prosessin asiantuntijat tarkistavat robotin tuotokset, jotta nähdään, että robotti tekee asiat niin kuin pitää ja lopputulos on toivottu.

Kun robotti toimii odotetusti ja sen työn tulokset todettu hyväksyttäviksi, robotti viedään tuotantoon ja suorittamaan sille annettuja tehtäviä. Yleensä robotti toimii itsenäisesti ja ajastetusti, eli se esimerkiksi suorittaa sille ohjelmoidut toiminnot vaikkapa joka päivä kello 8-16, tai yön aikana, jotta ihmisillä on aamulla töihin tullessaan osa manuaalisista pohjatöistä jo valmiiksi tehtynä.

Robottia seuraillaan tiiviisti vielä joitakin viikkoja käyttöönoton jälkeen, ja katsotaan, ettei suunnittelu- ja koodausvaiheessa ole unohtunut esimerkiksi joitain erikois- ja poikkeustapauksia. Seurantajakson aikana robottia myös korjaillaan saadun käyttökokemuksen pohjalta.

 


Sanna Elomaa, RPA Lead, Cinia Oy 

Asiantuntija

RPA Lead Sanna Elomaa vastaa Cinian avoimen lähdekoodin RPA-kehityksestä. Sanna on työskennellyt ohjelmistorobotiikan parissa Python-kehittäjänä viimeiset kolme vuotta.

Lisää asiantuntija-artikkeleita ohjelmistorobotiikasta:

 

LUE LISÄÄ CINIAN RPA-RATKAISUISTA