Minkälainen työnkulku voidaan automatisoida?

Julkaistu 02.02.2021

Monet tylsät ja toisteiset työnkulut voidaan automatisoida ohjelmistorobotin avulla

Ohjelmistorobotiikalla voidaan automatisoida usein toistuvat prosessit ja työnkulut, kuten erilaisten tietojen kirjaamiset järjestelmästä toiseen tai uusien tietojen päivittäminen tietokantoihin. Minkälainen työnkulun tulisi olla, jotta ohjelmistorobotista saadaan suurin hyöty?

Ohjelmistorobotiikan avulla pystytään automatisoimaan monia sellaisia toisteisia työtehtäviä, jotka ihminen kokee tylsiksi ja monotonisiksi. Automatisoimalla tehtävät ohjelmistorobotin avulla poistetaan myös inhimillisten virheiden mahdollisuus. Robotti toimii yleensä ajastetusti, ja se voi suorittaa tehtäviään esimerkiksi yöllä, jolloin materiaalit ovat valmiina ja käytettävissä aamulla ihmisten saapuessa töihin.

Olemassa oleva prosessi

Kun ohjelmistorobottia lähdetään rakentamaan, ensin kartoitetaan automatisoitava prosessi tai työnkulku mahdollisimman tarkasti. Käytännössä työnkulku tulisi kuvata kaikkine poikkeustapauksineen, jotta se voidaan koodata ohjelmistorobotin tehtäväksi.

Automatisoitava työnkulku tulisi siis pystyä kirjoittamaan auki, eikä siihen saisi sisältyä minkäänlaista ihmisen tekemää päättelyä, sillä päättelyn prosessia ei voida kirjoittaa koodiksi. Esimerkiksi yhdistetystä nimikentästä etunimen ja sukunimen päättely voi tuottaa robotille päänvaivaa erilaisine mahdollisine ihmisen tuottamine variantteineen.

Jos yrityksellä ei ole vielä vakiintunutta tapaa tehdä työnkulkuun liittyviä tehtäviä, ohjelmistorobottikaan ei pysty prosessia luomaan.

Selkeät ja usein toistuvat työnkulut

Suurin hyöty ohjelmistorobotista saadaan, kun automatisoitavana on mahdollisimman usein toistettava asia, esimerkiksi päivittäin, viikottain tai kuukausittain tehtävä työnkulku. Lisäksi työnkulun tulisi toistua samanlaisena jokaisella kerralla.

Joissakin tapauksissa myös kertaluontoisten työnkulkujen automatisoinnista ohjelmistorobotiikalla voi olla hyötyä, jos prosessiin liittyy esimerkiksi suuria datamassoja ja inhimillisten virheiden mahdollisuuksia.

Nainen istuu parvekkeella läppäri sylissä

Työnkulun, jota ollaan automatisoimassa, tulisi olla suhteellisen selkeä, niin, että joka ikinen vaihe prosessissa pystytään kirjoittamaan auki. Onnistuneiden tapausten lisäksi myös erilaiset poikkeustapaukset pitäisi pystyä kuvaamaan.

Poikkeustapaukset eivät ole robotilla sinänsä ongelma, kunhan ne pystytään mallintamaan ja niitä ei ole kovin paljon – mitä enemmän prosessi tai esimerkiksi siinä liikuteltava data sisältää erilaisia variaatioita ja poikkeuksen poikkeuksia, sitä enemmän robotin koodaamiseen menee työaikaa.

Toisaalta prosessia ei välttämättä tarvitse edes 100 prosenttisesti ja täysin automatisoida, vaan tällaiset poikkeustapaukset, joita robotti ei pysty ratkaisemaan, voidaan ohjata ihmisen käsittelyyn. Jo 80 prosentin automaatioaste on hyvä tavoite.

Vakaat kohdejärjestelmät

Kohdejärjestelmät, joita robotin olisi tarkoitus käyttää, tulisi olla mahdollisimman vakaita. Jos järjestelmät päivittyvät usein, myös ohjelmistorobotti saatetaan joutua päivittämään tai rakentamaan uudestaan, riippuen kuinka isoista muutoksista kohdejärjestelmässä on kyse.

Robotin päivittämiseen menee lisätyötä, ja mikäli tätä joudutaan tekemään kovin usein, pitkässä juoksussa se ei ole välttämättä kovin kannattavaa.

Myös prosessin itsensä tulisi olla suhteellisen vakaa – jos prosessi muuttuu, voi olla että ohjelmistorobottikin pitää tehdä alusta lähtien uudelleen.

 


Sanna Elomaa, RPA Lead, Cinia Oy 

Asiantuntija

RPA Lead Sanna Elomaa vastaa Cinian avoimen lähdekoodin RPA-kehityksestä. Sanna on työskennellyt ohjelmistorobotiikan parissa Python-kehittäjänä viimeiset kolme vuotta.

Lisää asiantuntija-artikkeleita ohjelmistorobotiikasta:

 

LUE LISÄÄ CINIAN RPA-RATKAISUISTA