Mitä hyötyä ohjelmistorobotista on?

Julkaistu 27.01.2021

Lyhennä vasteaikoja ja paranna asiakaskokemusta ohjelmistorobotin avulla

Kun prosessiin liittyy monta manuaalista vaihetta ja säännöllisesti toistuvaa, käsin tehtävää tietojen kopiointia järjestelmästä toiseen, asiantuntijoiden sijaan saattaa olla järkevämpää ja kustannustehokkaampaa palkata toimeen ohjelmistorobotti.

Prosessien digitalisoitumisen myötä erilaisten järjestelmien kanssa työskentelystä ja tiedon siirtelystä niiden välillä on tullut monissa yrityksissä arkipäivää. Toisteiset ja manuaaliset tehtävät, kuten numeroiden siirtely raportteihin ja tietojen päivittäminen järjestelmiin, vievät kuitenkin paljon aikaa ja syövät myös työntekijöiden motivaatiota.

Ohjelmistorobotin avulla voidaan virtaviivaistaa ja nopeuttaa muun muassa tietojen täsmäytykset, laskutus- ja palkanmaksuprosessit, asiakas- ja työntekijätietojen päivitykset ja raporttien numerotietojen päivitykset, siis ylipäänsä kaikki sellainen työ, jossa tietoa siirretään ja päivitetään järjestelmiin. Automatisointi ohjelmistorobotiikan avulla tulee kyseeseen, kun työnkulku toistuu säännöllisin väliajoin samanlaisena, ja käsiteltävänä on isoja datamassoja.  

Säästöjä ja nopeutta

Kun toisteisia prosesseja annetaan ohjelmistorobotin tehtäväksi, saadaan usein ajansäästöä, sillä useimmissa tapauksissa ohjelmistorobotti suorittaa leikkaa ja kopioi -tyyppiset tehtävät nopeammin kuin ihminen.

Kustannussäästöä saadaan paitsi prosessin tehostumisesta ja nopeutumisesta, myös siitä, että asiantuntijoiden kallista aikaa käytetään enemmän arvoa tuottaviin asioihin kuin toisteisten ja rutiininomaisten tehtävien suorittamiseen.

Nopeus tuo skaalautuvuutta, ja näin ohjelmistorobotilla voidaan saavuttaa myös suoraa liiketoiminnallista hyötyä – kun ohjelmistorobotti suorittaa työnkulun nopeammin, voidaan esimerkiksi palvella useampaa asiakasta yhtä aikaa tai suorittaa palvelu lyhyemmässä ajassa.

Työntekijäkokemus paranee

Ohjelmistorobotin avulla tylsät ja toistuvat käsin tehtävät asiat, kuten kuukausiraporttien numeroiden päivittäminen tai asiakastietojen synkronointi järjestelmien välillä pystytään jättämään robotin tehtäväksi, ja näin työtä tekevien asiantuntijoiden aikaa säästetään hyödyllisempään tekemiseen.

Tuloksena on usein työntekijöiden kohonnut työtyytyväisyys, kun ihmiset voivat keskittyä mielekkäämpiin ja työn kannalta olennaisempiin tehtäviin. Koko organisaation tuottavuus paranee, kun tasaisin väliajoin tehtävät toisteiset ja ihmisten tylsäksi kokemat asiat automatisoidaan.

Ohjelmistorobotin ajastamisessa töihinsä voidaan hyödyntää myös yöaikaa, jolloin tehtävät ovat valmiina ja asiantuntijoiden käytössä kun he aamulla saapuvat töihin.

Tietokone ja työtekijöitä taustalla juttelemassa

Minimoi inhimilliset virheet

Kun ihminen suorittaa tylsää ja monotonista tehtävää, kuten numerotietojen päivittelyä Exceliin, keskittyminen saattaa herpaantua ja tietoihin saattaa livahtaa kirjoitusvirheitä tai tiedot menevät epähuomiossa väärään kenttään. Kun virheitä tapahtuu ja niitä toistetaan paikasta toiseen, myös korjaaminen voi tulla kalliiksi ja viedä aikaa.

Ohjelmistorobotti sen sijaan ei tee virheitä, vaan suorittaa tehtävän joka kerta samalla tavalla. Virheiden minimoinnilla ehkäistään myös yritykselle virheistä mahdollisesti koituvia maineriskejä. Myös poikkeukset voidaan ottaa RPA-ratkaisuissa huomioon, kunhan niitä ei ole kovin paljon.

Ohjelmistorobotti voi olla apuna myös virheiden tarkoituksenmukaisessa etsinnässä ja korjaamisessa. RPA-ratkaisu voi olla avuksi esimerkiksi tilanteissa, joissa virheitä pitää etsiä isosta datamäärästä, vaikkapa verkkokaupan tuotetietokannasta, ja tarkistaa, ovatko vaikkapa jokaisen tuotteen myyntihinnat oikein.

Paranna asiakaskokemusta

Asiakaspalveluun liittyvissä prosesseissa ohjelmistorobotin tuoma virheiden minimointi parantaa omalta osaltaan asiakaspalvelua. Asiakaspalvelun toimivuutta voidaan varmistaa myös niin, että ne tapaukset, joita ohjelmistorobotti ei pysty suorittamaan, ohjataan ihmisen ratkaistavaksi.

Koska ohjelmistorobotti käyttää prosessiin liittyviä järjestelmiä useimmiten nopeammin kuin ihminen, pystytään sen avulla lyhentämään esimerkiksi hakemusten käsittelyaikoja tai digitaalisten palveluiden vasteaikoja.

Nopea asiakaspalvelu onkin yksi suurimmista kilpailutekijöistä digitaalisessa maailmassa – asiakas odottaa palvelun tapahtuvan heti. Kun ihmisen suorittaman ruuhkaisen palvelun asiakaslupaus voi olla tapauksen käsittely kolmessa päivässä, ohjelmistorobotin avulla vasteaikaa voidaan lyhentää jopa minuutteihin.

 


Sanna Elomaa, RPA Lead, Cinia Oy 

Asiantuntija

RPA Lead Sanna Elomaa vastaa Cinian avoimen lähdekoodin RPA-kehityksestä. Sanna on työskennellyt ohjelmistorobotiikan parissa Python-kehittäjänä viimeiset kolme vuotta.

Lisää asiantuntija-artikkeleita ohjelmistorobotiikasta:

 

LUE LISÄÄ CINIAN RPA-RATKAISUISTA